Es importante realizar una copia de seguridad en las empresas por varios motivos:

Seguridad

Los datos se almacenan en soportes informáticos. Estos tarde o temprano van a fallar. No es una cuestión de saber si lo van a hacer o no, sino cuando lo harán. Porque fallar, van a fallar seguro.

Por tanto parece una locura almacenar la información más valiosa de una empresa en algo que sabemos que está sujeto a fallos.

Da igual el soporte elegido, todos tienen un porcentaje de errores. Este porcentaje se obtiene en base a medias estadísticas, lo cual quiere decir que es posible que «el motor» de un disco duro no falle en 10 años o que tengamos la mala suerte que se averíe en 1 mes.

Para cada posible error hay soluciones que lo mitigan.

Por ejemplo: si almacenamos nuestra copia en un disco duro externo y queremos estar prevenidos, podemos guardarlo en un sistema que cuente con 2 discos en espejo. Cuando uno tenga un problema, el otro seguirá suministrando los datos (RAID 1). ¿Y si ese sistema también fallase? Un RAID5 con 3 discos ¿y si…? replicado en la nube… ¿y si no falla el disco pero nos infectamos con ransomware…?

Y así nos podemos ir haciendo preguntas hasta alcanzar el nivel de protección y seguridad que deseemos.

Productividad

Perder los datos de una empresa no implica solo problemas derivados de un posible mal uso. O incluso problemas de pérdida de recursos en la empresa. También afecta de forma directa a la productividad.

Y es que el coste de no tener una copia de seguridad es muy alto.

Por un lado está el coste directo de la pérdida de los datos: procesos, referencias

Hay que añadir el tiempo de parada de la empresa: desde que se han perdido, hasta que se puede recuperar la actividad.
En el caso de un comercio, si se avería el servidor de facturación, hay que conseguir otro servidor, reinstalar todo, poner las aplicaciones y recuperar los datos de la copia de seguridad. Durante este periodo no se podrá facturar y posiblemente se trate de días.

Finalmente hay que añadir el coste que supone volver a ponerse al día y para el que probablemente haya que contratar personal adicional, mientras los empleados habituales continúan con su trabajo.

Si contabilizamos el coste de hardware + tiempo perdido de cada empelado + costes directos… obtendremos un importe muy elevado. En muchas ocasiones obliga incluso a cerrar la empresa al no poder asumirlos.

Cumplir con la normativa de protección de datos

Muchas empresas tienen la obligación legal de almacenar una copia de sus datos fuera de sus instalaciones.

Claro está debidamente custodiada y cifrada de modo que no se pueda acceder a los datos , más que por el personal autorizado a hacerlo.

Esta norma afecta a multitud de pequeñas empresas y no se dirige exclusivamente a grandes compañías como muchos piensan. Obedece al tipo de datos que se manejan y no a su volumen. Algunas de las empresas que están obligadas son las que manejan datos sanitarios, legales, etc

Es importante consultar con el responsable de la protección de datos de la empresa para asegurarse que se está cumpliendo tanto con la normativa española, como europea.

Otros aspectos a tener en cuenta

Como dicta el sentido común, la copia de seguridad y lo que estamos protegiendo, no deben estar en la misma ubicación. En caso de desastre (por ejemplo un incendio) afectaría a ambos y perderíamos los datos irremediablemente.

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